Từ lúc tiếp nhận yêu cầu bán, cho thuê hay mua, thuê của khách hàng, người môi giới phải chuẩn bị hồ sơ giấy tờ đầy đủ để hoàn thành gọn thương vụ. Việc thu thập và xác định các loại giấy tờ cần bắt đầu thực hiện ngay sau khi kí hợp đồng môi giới.

Lập hồ sơ thương vụ môi giới bất động sản

Không nên nhận những giấy tờ bản gốc vì giấy tờ thường hay bị mất do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Vì vậy chỉ nên photo copy và công chứng chúng còn bản gốc để chủ sở hữu hay người được ủy quyền trình tại nơi cần thiết, ở lúc thích hợp.

Khách hàng trong quá trình tiến hành thương vụ nhiều lúc phải tự đi giải quyết các thủ tục giấy tờ và người môi giới cần nắm bắt những tiến trình này của khách hàng. Cần kiểm tra và theo dõi, giúp đỡ, và ở những giai đoạn cần thiết (nếu cần có sự can thiệp của bạn thì công việc sẽ hiệu quả hơn) làm thay cho khách hàng.

Chỉ bằng cách này bạn mới có thể chắc chắn rằng không có vấn đề gì sơ suất hay thực hiện không chu đáo.

Từ lúc bắt đầu công việc chung với khách hàng nhà môi giới cần có những thông tin cá nhân sau đây:

Họ và tên
Họ và tên bố, mẹ
Địa chỉ thường trú
Loại và số CMT hay hộ chiếu
Sổ hộ khẩu, giấy đăng kí tạm trú
Địa chỉ liên lạc
Số điện thoại bàn và di động

Đối với BĐS nhất thiết phải tìm hiểu những thông tin tối thiểu sau:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng có hiệu lực (sổ đỏ, hồng…)
Hợp đồng công chứng về việc mua, bán, trao tặng…
Hóa đơn đóng thuế đất hàng năm

Khi đã thu thập đầy đủ những loại giấy tờ trên thì chúng ta đã sẵn sàng cho mọi công việc tiếp theo. Trong suốt quá trình diễn ra thương vụ, nếu được bạn nên thu thập thêm tất cả những giấy tờ liên quan (nếu có) như giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, bản chia tài sản, thừa kế của tòa án, bản cam kết, hồ sơ xây dựng, giấy phép các loại… để tránh tranh chấp nảy sinh.
Thu thập hồ sơ đầy đủ nhất có thể sẽ giúp bạn có được thương vụ môi giới thành công.

Thu thập hồ sơ đầy đủ nhất có thể sẽ giúp bạn có được thương vụ môi giới thành công.

Quá trình đàm phán để đi đến sự thống nhất giữa hai bên khách hàng đôi khi diễn ra trong thời gian dài và nhàm chán. Một khi các bên thống nhất được các điều khoản của hợp đồng, người môi giới phải hành động nhanh nhất có thể sao cho những điều thoả thuận không bị mất đi (bị quên hay cân nhắc lại).

Không phải lúc nào cũng có thể tiến hành viết hợp đồng khởi điểm ngay tại chỗ. Trong những trường hợp này cách giải quyết hợp lí nhất là lập Biên bản thỏa thuận.

Khi lập biên bản thỏa thuận chúng ta cần lưu ý những điểm chính liên quan đến thương vụ sau này như sau:

Miêu tả đối tượng của hợp đồng
Xác định các bên liên quan
Xác định địa điểm viết biên bản
Giá cả BĐS
Lượng tiền đặt cọc
Thời hạn thực hiện hợp đồng khởi điểm
Thời hạn kí hợp đồng công chứng
Thời hạn giao BĐS
Hình thức và thời hạn giao tiền
Xác định bên chi trả các khoản phí (công chứng, tòa án, thuế)

Những điều thoả thuận và chữ kí các bên này là cơ sở để thực hiện các hợp đồng tiếp theo, đồng thời để bảo đảm không có sự nghi ngờ, nhầm lẫn cho các bên.

Tuy nhiên Biên bản thỏa thuận không thể buộc các bên phải thi hành trách nhiệm đã thỏa thuận. Đây vẫn mới chỉ là dạng hợp đồng giữ danh dự, sự đàng hoàng hay chữ “Tín” của các bên